Onboarding des profils tech – la checklist ultime pour prendre un bon départ

Un programme d'onboarding pour les profils IT va bien au-delà d'une simple journée d'accueil et de la remise d’un PC ou d’un Mac. 

C’est pendant ces premiers jours ou semaines que vous devez accompagner votre nouvelle recrue dans ses efforts d'acclimatation à son nouvel environnement de travail. Votre mission consiste à l’aider à comprendre au plus vite les enjeux de son poste, les connaissances à acquérir en priorité ainsi que les méthodes de travail de sa nouvelle équipe.

Au cours du processus d'intégration, les nouveaux salariés devraient idéalement :

- Découvrir la culture de l'entreprise.

- Rencontrer leur chef d'équipe et leurs collègues lors de réunions formelles et informelles

- Installer les outils informatiques sur leur poste de travail et obtenir tous les accès remote dont ils ont besoin

- Commencer à travailler sur des tâches précises et réfléchir sur des projets plus lointains

Bien que les modalités d'onboarding puissent varier d'une entreprise à l'autre, voire d'un service à l'autre au sein d'une même entreprise, pour les profils tech/IT, certains éléments demeurent inchangés. 

L’élaboration d’une checklist d’onboarding des profils tech, vous sert de guide pour améliorer votre processus d’intégration au fil du temps et pour en assurer la bonne exécution. 

Pourquoi l'intégration des profils tech est-elle importante ?

Commencer dans une nouvelle entreprise peut être stressant et rien n'est plus frustrant que de se rendre compte que ni son ordinateur ni son adresse e-mail ne sont configurés, ou que l'on n’ a pas accès à telle ressource en ligne pour être véritablement opérationnel et commencer à coder. 

“C’est comme si vous alliez au supermarché sans faire de liste, vous allez forcément oublier certains produits et en acheter d’autres dont vous n’avez pas besoin. Quand vous rentrez chez vous, vous êtes à la fois déçu d’avoir perdu du temps et d’avoir fait des dépenses inutiles de surcroît. “ Maxim Storm - TalentXplore

→ Selon une étude menée par le magazine SHRM, les entreprises dotées d'une solide checklist d'onboarding des profils tech génèrent une augmentation de productivité de 50% dans les trois premiers mois. 

→ En revanche, les organisations qui tardent à fournir à leurs nouveaux salariés l'essentiel de ce dont ils ont besoin (un ordinateur portable, une adresse e-mail ou encore un nom d'utilisateur Slack par exemple ) risquent de perdre de précieuses semaines de productivité. Un profil tech mal intégré aura même tendance à se renfermer sur lui-même. S’il se sent mal à l’aise, pas à sa place, vous risquez même de le perdre.

Les statistiques montrent qu'environ un tiers des employés démissionnent au cours des 90 premiers jours en raison d'une mauvaise expérience d'intégration et d’une mauvaise préparation de l’entreprise. 

Pour réussir l’onboarding vous avez besoin de : 

• un processus d’intégration bien rôdé

• une implication sans faille de la part de toutes les parties prenantes (collègues, managers, RH…)

• une checklist pour ne rien oublier et cadrer ce processus

→ Lisez notre article “Onboarding des profils tech - 5 choses à savoir”

Comment utiliser une checklist d’onboarding pour les profils tech ? 

L’objectif d’une checklist de profils tech est double : 

• énumérer toutes les étapes et tâches à accomplir pour bien accueillir votre nouveau développeur, programmeur ou expert data
• rendre visible l’accomplissement de ces tâches par toutes les parties prenantes : RH, département IT, managers…

Lors de nos formations aux techniques de recrutement, nous expliquons combien il est crucial que cette checklist soit un document évolutif ET qu’il soit accessible à tout le monde en permanence pour s’assurer du bon déroulement de l’onboarding de vos profils tech. 

De nombreuses entreprises n’hésitent pas à partager cette checklist avec leurs nouvelles recrues afin de donner le même niveau d’information à tout le monde et de responsabiliser les parties prenantes. 

Un exemple de checklist pour l’intégration de vos profils tech 

Cette checklist d'onboarding vous aidera à vous assurer que vos nouvelles recrues sont bien préparées pour réussir dans leur nouveau rôle, et veillera à ce que vous ne manquiez aucune étape cruciale. 

Assurez-vous de commencer le processus d'onboarding au moins une semaine avant la date de début de votre nouveau collaborateur.

Avant l’arrivée de votre profil tech 

Le service informatique doit être informé dès que possible de l'arrivée d’un nouveau développeur ou programmeur. En fonction du profil et du poste, les besoins varient : logiciels, accès, PC ou Mac. 

Voici quelques informations clés à communiquer au service IT pour que les configurations nécessaires puissent être effectuées avant le jour J. :

• Nom de la nouvelle recrue
• Coordonnées et certaines informations personnelles 
• Poste occupé, fonctions principales
• Nom du manager 
• Type de contrat
• Date d'entrée en fonction
• L'équipement informatique dont il a besoin
• Les logiciels dont il a besoin pour commencer 

Au-delà du matériel informatique, n’oubliez pas de commander et installer tout ce dont la nouvelle recrue aura besoin. 

→ Si le nouvel employé commence dans un bureau, assurez-vous que son poste de travail est prêt à l'accueillir. Cela va peut-être vous faire sourire mais une étude Monster révèle que dans 25% des cas, on a oublié d’acheter une chaise de bureau supplémentaire pour la nouvelle recrue ou qu’il manque le second écran dont tous les autres salariés bénéficient pourtant ! 

Les appareils informatiques standard peuvent être les suivants : 

• (Ordinateur portable)
• Moniteur(s)
• Station d'accueil
• Bureau et chaise
• Souris
• Clavier(s)
• Câbles de charge 
• Bloc d'alimentation / rallonge
• Téléphone de bureau et/ou téléphone portable
• Casque d'écoute
• Clé USB

Étant donné que de nombreux employés travaillent selon un horaire hybride, plusieurs entreprises choisissent de leur fournir certains équipements en double ( comme les chargeurs) afin qu'ils n'aient qu'à transporter leur ordinateur portable entre leur poste de travail à distance et le bureau.

Pour un profil tech, ne pas avoir accès à toutes les ressources disponibles dès le premier jour peut être très frustrant. N’oubliez pas de configurer à l’avance et de tester

• une adresse e-mail pro
• les comptes de messagerie interne comme Slack ou Teams
• les outils collaboratifs comme Trello, Notion , ou Asana
• les outils de tous les jours comme Google Doc, Sharepoint etc…
• l’accès WIFI
• l’ajout du salarié aux listes de distribution d'e-mails pertinentes

La checklist du premier jour 

Si la préparation a bien été effectuée en amont, tout devait être plus facile lors de cette première journée. Au-delà d'accueillir votre nouveau développeur et de lui présenter sa nouvelle équipe, voici la liste des choses à faire

• Remise du matériel IT 
• Vérification des connexions et de certains accès 
• Remise du badge pour se déplacer dans l’entreprise ( le cas échéant) 
• Signature de certains documents administratifs (charte de bonne conduite, assurance santé…)

Important : profiter de la première journée pour aborder de manière succincte, mais explicite les enjeux liés à la cybersécurité ainsi que les protocoles à respecter.

Les autres petits détails pour un onboarding qui commence bien 

• les fournitures de bureau essentielles (cahier 
• un welcome kit (si votre entreprise en possède un)
• planifier un déjeuner d’équipe
• attribution d’un parrain ou mentor

La checklist des premières semaines ou premiers mois

Pour placer votre nouvelle recrue sur une bonne trajectoire, l’onboarding doit s’inscrire dans la durée. Voici la liste de choses à ne pas oublier 

• Planifier les formations et autres trainings 
• Planifier les rendez-vous en one-to-one avec d’autres opérationnels et managers 
• Organiser des sessions de feedback et de réponses aux questions éventuelles 
• Planifier un suivi à 30 jours
• Planifier un suivi à 60 jours
• Planifier un suivi à 90 jours

Cette liste n’est pas exhaustive et je vous conseille de l’enrichir avec les besoins de votre entreprise pour un accueil en douceur mais efficace de vos profils tech. 

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