Intégration réussie : les 5 éléments clés de l’onboarding des profils tech

La période d’onboarding, marquant l'intégration d'un nouveau collaborateur au sein de votre équipe IT, représente une étape cruciale tant pour votre entreprise que pour le salarié récemment embauché.

Cette étape de transition qui commence à la fin du processus de recrutement marque le moment où la nouvelle recrue commence à s'intégrer concrètement dans son nouvel environnement professionnel. Elle confronte ses attentes à la réalité quotidienne du bureau et à la collaboration avec ses nouveaux collègues.

Il est impératif que ces premières semaines ou mois se déroulent de manière harmonieuse offrant à votre nouveau collaborateur un environnement propice à une adaptation rapide et à une mise en œuvre efficace de ses compétences.

Dans cet article, explorez les cinq conseils essentiels pour garantir le succès de l'onboarding de vos profils tech.

Débarrassez-vous des démarches administratives en amont 🗑️

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi un défi logistique et administratif. Pour éviter tout oubli, il est sans doute judicieux de dresser votre propre checklist, une liste des tâches à accomplir avec et pour les candidats qui comprend notamment : 

• la signature du contrat de travail - qui peut se faire à distance vie Docusign par exemple pour gagner encore plus de temps
• la validation de la cession des droits de propriété intellectuelle et de la clause de confidentialité.
• l’adhésion à la mutuelle de l'entreprise.
• la création d'un compte sur votre outil de gestion de paie ( ça rassure tout le monde !) 

Le service IT doit montrer l’exemple ! 💻

Au sein du département IT, l'exemplarité est impérative ! D'un point de vue technique, les développeurs sont moins enclins à pardonner les manquements liés à la fourniture de matériel informatique et d'accès aux canaux de communication ou environnements de travail. Ne négligez pas les étapes suivantes :

• La création d'une adresse e-mail
• La préparation des codes d'accès (applications, messageries, banques d'images, bases de données...)
• La remise des badges et autres cartes (comme celles du réfectoire, par exemple)
• La vérification et configuration du matériel informatique

Ces étapes sont cruciales pour instaurer un climat favorable à une collaboration productive et harmonieuse avec vos développeurs.

La nouvelle tendance du pré-boarding ✈️

Certaines entreprises n’hésitent pas à qualifier cette phase préparatoire de “préboarding” en lui donnant une importance toute particulière.

Cette phase préparatoire vise à simplifier et alléger le processus d'onboarding tout en établissant les bases d'une relation solide avec votre nouvelle recrue.

👍 Chez Google, par exemple, un mentor est désigné AVANT l'arrivée d'un nouveau développeur, et plusieurs rendez-vous en visio sont planifiés dans les semaines précédant la prise de poste.

👍 D'autres entreprises profitent de la période entre deux emplois du salarié pour lui fournir de la documentation (non confidentielle) sur ses prochains projets, ainsi que des contenus vidéos sur la culture d'entreprise pour lui donner un aperçu de ce qui l'attend.

👎 En revanche, l'absence de communication peut générer de l'anxiété, risquant de conduire à un "ghosting", où le candidat cesse soudainement de donner signe de vie.

Annoncer l’arrivée de votre nouveau collègue en interne 📣 🎶

Il n'y a rien de plus désagréable que d'arriver le premier jour de travail en ayant le sentiment que personne n'était au courant de votre arrivée. 😡

La communication interne joue un rôle essentiel dans la manière dont la nouvelle recrue est accueillie. Un simple geste, comme un e-mail ou un message sur Slack annonçant la nouvelle à toute l'équipe, une réunion de présentation, et pourquoi pas, l'organisation d'un petit déjeuner, peuvent suffire à rassurer et à créer une atmosphère accueillante.

En privilégiant ce type de communication inclusive, vous renforcez le sentiment d'appartenance de votre nouveau collègue et vous assurez qu'il démarre son parcours au sein de l'équipe de manière positive. 😊🎉

Planifier soigneusement son parcours d’intégration 👣

Les premiers jours de votre nouveau développeur, doivent être fléchés et balisés. Pour cela mettez en place un planning clair et partagé avec le manager qui comprend : 

• les personnes à rencontrer, avec si possible, des rendez-vous fixés à l’avance dans les agendas de chacun
• les connaissances à acquérir et les liens/accès aux ressources dont le nouveau collaborateur a besoin
• les moments de feedback et les points d’avancement pour effectuer des ajustements si besoin.

Coder sans attendre ! 

Insistez également sur la nécessité de plonger directement votre nouvelle recrue dans le vif du sujet en lui demandant de coder dès les premiers jours. En l'encourageant à coder dès le début, vous l'aidez à se sentir utile, même s'il commet des erreurs, et favorisez une transition en douceur sans frustrations.

Abordez le sujet de la sécurité dès les premiers jours 🐍

Chaque nouvel arrivant doit bénéficier d'une formation dédiée à la sécurité, avant même de recevoir son équipement tel que téléphone ou ordinateur. 

→ Cette démarche garantit que chaque employé comprend l'utilisation des gestionnaires de mots de passe comme LastPass ou 1Password, ainsi que les principes de l'authentification à deux facteurs et la prévention du phishing.

→ Il est également crucial d'énoncer clairement, dès le début, les technologies et outils externes qui ne sont pas autorisés pour des raisons de sécurité. On évite ainsi les effets néfastes du “Shadow IT’ 

 ☁️Par exemple, si un développeur envisage l'utilisation d'un IDE cloud, (environnement de développement intégré), assurez-vous qu'une évaluation rigoureuse est menée pour éviter toute menace potentielle pour la sécurité de l'entreprise.

👍 Cette clarification précoce de la politique de sécurité lors de l'onboarding des profils IT profite non seulement à l'entreprise en renforçant ses défenses, mais elle offre également au développeur la tranquillité d'esprit nécessaire pour se concentrer efficacement sur ses tâches.

Faites partager la culture d’entreprise 🎈

Au-delà des aspects techniques, logistiques et administratifs, il est important que votre nouveau développeur ou programmeur se sente intégré par ses pairs. Pour cela vous devez lui permettre d’assimiler au plus vite les codes, us et coutumes de votre entreprise : 

• Nommez rapidement un mentor ou un parrain, une personne de confiance auprès de laquelle il pourra poser des questions ou de demander conseil en cas de doute 

• “Organisez” quelques moments informels tels qu'un apéro, un déjeuner d’équipe pour favoriser les interactions spontanées et accélérer l’intégration. 

• Envoyez un welcome kit si possible avant le premier jour avec quelques goodies. Un sac, un mug, un sweat à capuche, ça fait très cliché start-up mais ça fait toujours plaisir ! 

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