Cette étape de transition qui commence à la fin du processus de recrutement marque le moment où la nouvelle recrue commence à s’intégrer concrètement dans son nouvel environnement professionnel. Elle confronte ses attentes à la réalité quotidienne du bureau et à la collaboration avec ses nouveaux collègues.

Il est impératif que ces premières semaines ou mois se déroulent de manière harmonieuse offrant à votre nouveau collaborateur un environnement propice à une adaptation rapide et à une mise en œuvre efficace de ses compétences.

Dans cet article, explorez les cinq conseils essentiels pour garantir le succès de l’onboarding de vos profils tech.

Débarrassez-vous des démarches administratives en amont

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi un défi logistique et administratif. Pour éviter tout oubli, il est sans doute judicieux de dresser votre propre checklist, une liste des tâches à accomplir avec et pour les candidats qui comprend notamment : 

• la signature du contrat de travail – qui peut se faire à distance vie Docusign par exemple pour gagner encore plus de temps
• la validation de la cession des droits de propriété intellectuelle et de la clause de confidentialité.
• l’adhésion à la mutuelle de l’entreprise.
• la création d’un compte sur votre outil de gestion de paie ( ça rassure tout le monde !) 

Le service IT doit montrer l’exemple !

Au sein du département IT, l’exemplarité est impérative ! D’un point de vue technique, les développeurs sont moins enclins à pardonner les manquements liés à la fourniture de matériel informatique et d’accès aux canaux de communication ou environnements de travail. Ne négligez pas les étapes suivantes :

• La création d’une adresse e-mail
• La préparation des codes d’accès (applications, messageries, banques d’images, bases de données…)
• La remise des badges et autres cartes (comme celles du réfectoire, par exemple)
• La vérification et configuration du matériel informatique

Ces étapes sont cruciales pour instaurer un climat favorable à une collaboration productive et harmonieuse avec vos développeurs.

La nouvelle tendance du pré-boarding

Certaines entreprises n’hésitent pas à qualifier cette phase préparatoire de “préboarding” en lui donnant une importance toute particulière.

Cette phase préparatoire vise à simplifier et alléger le processus d’onboarding tout en établissant les bases d’une relation solide avec votre nouvelle recrue.

Chez Google, par exemple, un mentor est désigné AVANT l’arrivée d’un nouveau développeur, et plusieurs rendez-vous en visio sont planifiés dans les semaines précédant la prise de poste.

D’autres entreprises profitent de la période entre deux emplois du salarié pour lui fournir de la documentation (non confidentielle) sur ses prochains projets, ainsi que des contenus vidéos sur la culture d’entreprise pour lui donner un aperçu de ce qui l’attend.

En revanche, l’absence de communication peut générer de l’anxiété, risquant de conduire à un « ghosting », où le candidat cesse soudainement de donner signe de vie.

Annoncer l’arrivée de votre nouveau collègue en interne

Il n’y a rien de plus désagréable que d’arriver le premier jour de travail en ayant le sentiment que personne n’était au courant de votre arrivée.

La communication interne joue un rôle essentiel dans la manière dont la nouvelle recrue est accueillie. Un simple geste, comme un e-mail ou un message sur Slack annonçant la nouvelle à toute l’équipe, une réunion de présentation, et pourquoi pas, l’organisation d’un petit déjeuner, peuvent suffire à rassurer et à créer une atmosphère accueillante.

En privilégiant ce type de communication inclusive, vous renforcez le sentiment d’appartenance de votre nouveau collègue et vous assurez qu’il démarre son parcours au sein de l’équipe de manière positive.

Planifier soigneusement son parcours d’intégration

Les premiers jours de votre nouveau développeur, doivent être fléchés et balisés. Pour cela mettez en place un planning clair et partagé avec le manager qui comprend : 

• les personnes à rencontrer, avec si possible, des rendez-vous fixés à l’avance dans les agendas de chacun
• les connaissances à acquérir et les liens/accès aux ressources dont le nouveau collaborateur a besoin
• les moments de feedback et les points d’avancement pour effectuer des ajustements si besoin.

Coder sans attendre ! 

Insistez également sur la nécessité de plonger directement votre nouvelle recrue dans le vif du sujet en lui demandant de coder dès les premiers jours. En l’encourageant à coder dès le début, vous l’aidez à se sentir utile, même s’il commet des erreurs, et favorisez une transition en douceur sans frustrations.

Abordez le sujet de la sécurité dès les premiers jours

Chaque nouvel arrivant doit bénéficier d’une formation dédiée à la sécurité, avant même de recevoir son équipement tel que téléphone ou ordinateur. 

→ Cette démarche garantit que chaque employé comprend l’utilisation des gestionnaires de mots de passe comme LastPass ou 1Password, ainsi que les principes de l’authentification à deux facteurs et la prévention du phishing.

→ Il est également crucial d’énoncer clairement, dès le début, les technologies et outils externes qui ne sont pas autorisés pour des raisons de sécurité. On évite ainsi les effets néfastes du “Shadow IT’ 

 Par exemple, si un développeur envisage l’utilisation d’un IDE cloud, (environnement de développement intégré), assurez-vous qu’une évaluation rigoureuse est menée pour éviter toute menace potentielle pour la sécurité de l’entreprise.

Cette clarification précoce de la politique de sécurité lors de l’onboarding des profils IT profite non seulement à l’entreprise en renforçant ses défenses, mais elle offre également au développeur la tranquillité d’esprit nécessaire pour se concentrer efficacement sur ses tâches.

Faites partager la culture d’entreprise

Au-delà des aspects techniques, logistiques et administratifs, il est important que votre nouveau développeur ou programmeur se sente intégré par ses pairs. Pour cela vous devez lui permettre d’assimiler au plus vite les codes, us et coutumes de votre entreprise : 

• Nommez rapidement un mentor ou un parrain, une personne de confiance auprès de laquelle il pourra poser des questions ou de demander conseil en cas de doute 

• “Organisez” quelques moments informels tels qu’un apéro, un déjeuner d’équipe pour favoriser les interactions spontanées et accélérer l’intégration. 

• Envoyez un welcome kit si possible avant le premier jour avec quelques goodies. Un sac, un mug, un sweat à capuche, ça fait très cliché start-up mais ça fait toujours plaisir ! 

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L’article Intégration réussie : les 5 éléments clés de l’onboarding des profils tech est apparu en premier sur EasyPartner.

C’est pendant ces premiers jours ou semaines que vous devez accompagner votre nouvelle recrue dans ses efforts d’acclimatation à son nouvel environnement de travail. Votre mission consiste à l’aider à comprendre au plus vite les enjeux de son poste, les connaissances à acquérir en priorité ainsi que les méthodes de travail de sa nouvelle équipe.

Au cours du processus d’intégration, les nouveaux salariés devraient idéalement :

– Découvrir la culture de l’entreprise.

– Rencontrer leur chef d’équipe et leurs collègues lors de réunions formelles et informelles

– Installer les outils informatiques sur leur poste de travail et obtenir tous les accès remote dont ils ont besoin

– Commencer à travailler sur des tâches précises et réfléchir sur des projets plus lointains

Bien que les modalités d’onboarding puissent varier d’une entreprise à l’autre, voire d’un service à l’autre au sein d’une même entreprise, pour les profils tech/IT, certains éléments demeurent inchangés. 

L’élaboration d’une checklist d’onboarding des profils tech, vous sert de guide pour améliorer votre processus d’intégration au fil du temps et pour en assurer la bonne exécution. 

Pourquoi l’intégration des profils tech est-elle importante ?

Commencer dans une nouvelle entreprise peut être stressant et rien n’est plus frustrant que de se rendre compte que ni son ordinateur ni son adresse e-mail ne sont configurés, ou que l’on n’ a pas accès à telle ressource en ligne pour être véritablement opérationnel et commencer à coder. 

“C’est comme si vous alliez au supermarché sans faire de liste, vous allez forcément oublier certains produits et en acheter d’autres dont vous n’avez pas besoin. Quand vous rentrez chez vous, vous êtes à la fois déçu d’avoir perdu du temps et d’avoir fait des dépenses inutiles de surcroît. “ Maxim Storm – TalentXplore

→ Selon une étude menée par le magazine SHRM, les entreprises dotées d’une solide checklist d’onboarding des profils tech génèrent une augmentation de productivité de 50% dans les trois premiers mois. 

→ En revanche, les organisations qui tardent à fournir à leurs nouveaux salariés l’essentiel de ce dont ils ont besoin (un ordinateur portable, une adresse e-mail ou encore un nom d’utilisateur Slack par exemple ) risquent de perdre de précieuses semaines de productivité. Un profil tech mal intégré aura même tendance à se renfermer sur lui-même. S’il se sent mal à l’aise, pas à sa place, vous risquez même de le perdre.

Les statistiques montrent qu’environ un tiers des employés démissionnent au cours des 90 premiers jours en raison d’une mauvaise expérience d’intégration et d’une mauvaise préparation de l’entreprise. 

Pour réussir l’onboarding vous avez besoin de : 

• un processus d’intégration bien rôdé

• une implication sans faille de la part de toutes les parties prenantes (collègues, managers, RH…)

• une checklist pour ne rien oublier et cadrer ce processus

→ Lisez notre article “Onboarding des profils tech – 5 choses à savoir”

Comment utiliser une checklist d’onboarding pour les profils tech ? 

L’objectif d’une checklist de profils tech est double : 

• énumérer toutes les étapes et tâches à accomplir pour bien accueillir votre nouveau développeur, programmeur ou expert data
• rendre visible l’accomplissement de ces tâches par toutes les parties prenantes : RH, département IT, managers…

Lors de nos formations aux techniques de recrutement, nous expliquons combien il est crucial que cette checklist soit un document évolutif ET qu’il soit accessible à tout le monde en permanence pour s’assurer du bon déroulement de l’onboarding de vos profils tech. 

De nombreuses entreprises n’hésitent pas à partager cette checklist avec leurs nouvelles recrues afin de donner le même niveau d’information à tout le monde et de responsabiliser les parties prenantes. 

Un exemple de checklist pour l’intégration de vos profils tech 

Cette checklist d’onboarding vous aidera à vous assurer que vos nouvelles recrues sont bien préparées pour réussir dans leur nouveau rôle, et veillera à ce que vous ne manquiez aucune étape cruciale. 

Assurez-vous de commencer le processus d’onboarding au moins une semaine avant la date de début de votre nouveau collaborateur.

Avant l’arrivée de votre profil tech 

Le service informatique doit être informé dès que possible de l’arrivée d’un nouveau développeur ou programmeur. En fonction du profil et du poste, les besoins varient : logiciels, accès, PC ou Mac. 

Voici quelques informations clés à communiquer au service IT pour que les configurations nécessaires puissent être effectuées avant le jour J. :

• Nom de la nouvelle recrue
• Coordonnées et certaines informations personnelles 
• Poste occupé, fonctions principales
• Nom du manager 
• Type de contrat
• Date d’entrée en fonction
• L’équipement informatique dont il a besoin
• Les logiciels dont il a besoin pour commencer 

Au-delà du matériel informatique, n’oubliez pas de commander et installer tout ce dont la nouvelle recrue aura besoin. 

→ Si le nouvel employé commence dans un bureau, assurez-vous que son poste de travail est prêt à l’accueillir. Cela va peut-être vous faire sourire mais une étude Monster révèle que dans 25% des cas, on a oublié d’acheter une chaise de bureau supplémentaire pour la nouvelle recrue ou qu’il manque le second écran dont tous les autres salariés bénéficient pourtant ! 

Les appareils informatiques standard peuvent être les suivants : 

• (Ordinateur portable)
• Moniteur(s)
• Station d’accueil
• Bureau et chaise
• Souris
• Clavier(s)
• Câbles de charge 
• Bloc d’alimentation / rallonge
• Téléphone de bureau et/ou téléphone portable
• Casque d’écoute
• Clé USB

Étant donné que de nombreux employés travaillent selon un horaire hybride, plusieurs entreprises choisissent de leur fournir certains équipements en double ( comme les chargeurs) afin qu’ils n’aient qu’à transporter leur ordinateur portable entre leur poste de travail à distance et le bureau.

Pour un profil tech, ne pas avoir accès à toutes les ressources disponibles dès le premier jour peut être très frustrant. N’oubliez pas de configurer à l’avance et de tester

• une adresse e-mail pro
• les comptes de messagerie interne comme Slack ou Teams
• les outils collaboratifs comme Trello, Notion , ou Asana
• les outils de tous les jours comme Google Doc, Sharepoint etc…
• l’accès WIFI
• l’ajout du salarié aux listes de distribution d’e-mails pertinentes

La checklist du premier jour 

Si la préparation a bien été effectuée en amont, tout devait être plus facile lors de cette première journée. Au-delà d’accueillir votre nouveau développeur et de lui présenter sa nouvelle équipe, voici la liste des choses à faire

• Remise du matériel IT 
• Vérification des connexions et de certains accès 
• Remise du badge pour se déplacer dans l’entreprise ( le cas échéant) 
• Signature de certains documents administratifs (charte de bonne conduite, assurance santé…)

Important : profiter de la première journée pour aborder de manière succincte, mais explicite les enjeux liés à la cybersécurité ainsi que les protocoles à respecter.

Les autres petits détails pour un onboarding qui commence bien 

• les fournitures de bureau essentielles (cahier 
• un welcome kit (si votre entreprise en possède un)
• planifier un déjeuner d’équipe
• attribution d’un parrain ou mentor

La checklist des premières semaines ou premiers mois

Pour placer votre nouvelle recrue sur une bonne trajectoire, l’onboarding doit s’inscrire dans la durée. Voici la liste de choses à ne pas oublier 

• Planifier les formations et autres trainings 
• Planifier les rendez-vous en one-to-one avec d’autres opérationnels et managers 
• Organiser des sessions de feedback et de réponses aux questions éventuelles 
• Planifier un suivi à 30 jours
• Planifier un suivi à 60 jours
• Planifier un suivi à 90 jours

Cette liste n’est pas exhaustive et je vous conseille de l’enrichir avec les besoins de votre entreprise pour un accueil en douceur mais efficace de vos profils tech. 

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Même s’ils ne sont pas voués à faire partie de votre équipe pour toujours, ce serait commettre une erreur que de négliger leur intégration. 

Découvrez les cinq grandes étapes à suivre pour réussir l’onboarding de vos freelances.

Pourquoi l’onboarding d’un freelance ? 

L’erreur fondamentale avec les freelances c’est de penser que tout ce qui est éphémère a moins d’importance que le reste. La conséquence c’est d’opérer des différences de traitement entre les salariés internes à l’entreprise et les indépendants. 

L’intégration d’un nouveau talent externe est toute aussi importante, puisqu’au final, vous le payez pour réaliser une mission pour laquelle vous attendez de lui la même qualité de travail que pour tout autre membre de votre équipe. Le freelance participe à l’atteinte des mêmes objectifs que le reste de l’équipe, alors pourquoi n’aurait-il pas droit à un onboarding digne de ce nom ? 

Réussir l’onboarding d’un freelance IT c’est se fixer trois objectifs : 

Motiver : En leur donnant de l’information dès le début, en les considérant comme faisant partie intégrante de votre équipe, en les familiarisant très vite avec votre culture d’entreprise, vous allez créer un plus fort sentiment d’engagement et un niveau de motivation accrue avec vos freelances. 

Rendre efficace : Un freelance formé à vos outils et vos méthodes, même de manière succincte, sera beaucoup plus efficace qu’un électron libre dont le travail une fois livré sera plus difficile à intégrer à celui produit par le reste de l’équipe.

Penser à long terme : Flash-back sur les cinq derniers freelances avec lesquels vous avez travaillé. Il y a fort à parier que pour la plupart d’entre eux, les contrats sont renouvelés de manière régulière : il s’agit au final d’une collaboration en dents de scie, mais qui s’étale sur le long terme. Vous avez tout à gagner à proposer un onboarding de qualité à vos “free” pour les fidéliser et vous éviter une énième phase de sourcing à chaque nouvelle mission.

Marque employeur : C’est faire preuve d’une certaine équité en proposant le même processus d’intégration à toutes les personnes qui vont intégrer vos équipes, même pour un laps de temps plus réduit. C’est aussi une façon d’asseoir votre crédibilité, de renforcer votre marque employeur et sa réputation auprès de futurs candidats. 

N’oubliez pas que les freelances aussi vous notent sur les plateformes comme Malt ou Upwork, et que dans la tech, le bouche-à-oreille numérique fonctionne à plein régime. Un freelance mécontent en vaut deux ! 

1 – Cadrer le projet, clarifier les attentes 

Avant même de lancer la mission, il est essentiel de clarifier le rôle du collaborateur externe et de partager toutes les informations cruciales sur l’entreprise.

Par définition, le freelance n’a pas tous les éléments de contextes pour commencer “from scratch”. La préparation de la mission est un travail que VOUS devez réaliser avant que celle-ci ne commence.

Pensez aussi, à lui offrir une vue d’ensemble approfondie sur les tendances de votre marché, et de votre secteur d’activité, vos clients, vos concurrents. Évoquez aussi les projets antérieurs liés à la mission, et les échecs potentiels du passé. Cela contribue à une meilleure compréhension de sa mission. 

Un guide ou livret d’accueil peut également s’avérer précieux pour explorer l’histoire et la culture de l’entreprise.

La phase de briefing est un passage obligé

Pour la mission elle-même, l’utilisation d’un briefing est recommandée. Il faut absolument que les deux parties soient d’accord sur les objectifs à atteindre, sinon c’est l’échec assuré ! Nous vous recommandons d’organiser une réunion spécifique à ce sujet et de tout mettre par écrit. 

Souvent le freelance va vous envoyer un devis. Mais cela ne suffit pas, ce document est descriptif et les objectifs n’y sont pas toujours présents ou mal formulés. Rédigez un e-mail (ou un mini contrat) qui contient la liste des objectifs et reprend les éléments du devis : le périmètre d’intervention, les livrables attendus, les échéances, etc.

De plus, il est important de rappeler les modalités de la mission, notamment la méthodologie de travail, l’emploi du temps du reste de l’équipe projet, les outils à disposition, et les éventuels remboursements de frais. 

« L’abondance d’informations sur le projet est la clé. Un freelance peut véritablement comprendre les défis de son client et élaborer des solutions adaptées lorsque les objectifs du projet sont clairs et exhaustifs. » – Olivia Mercier, Consultante Stratégique en Innovation.

2 – Désigner un mentor pour votre freelance 

Cela peut vous paraître tout bête mais vous allez gagner beaucoup de temps en désignant dès le premier jour un mentor pour aider votre freelance à faire ses premiers pas dans votre entreprise. 

Souvent, ce rôle revient à un membre de l’équipe métier et pas forcément à un supérieur hiérarchique. Il faut une certaine proximité pour que le courant passe entre les deux collaborateurs. Le mentor a pour rôle de transmettre les informations essentielles au projet. Mais c’est aussi lui de créer du lien avec le freelance pour que ce dernier se sente plus intégré.

Essayez d’identifier la bonne personne dans votre équipe : celle qui a le contact facile et qui n’est pas en surcharge de travail ! Ou un salarié qui se sent peu valorisé et à qui cette mission insufflera un peu de motivation. Certaines entreprises systématisent d’ailleurs ce processus en formant des collaborateurs au rôle de mentor ou de référent, facilitant ainsi l’onboarding de leurs freelances. 

Le mentor peut aussi être chargé de recueillir les retours d’expérience de ces talents par le biais d’un rapport d’étonnement. Ces feedbacks permettront d’optimiser le processus d’intégration pour les futures arrivées.

3 – Préparation logistique et matérielle

L’accueil d’un freelance nécessite une planification minutieuse de la logistique et de l’équipement informatique. Le service IT doit anticiper les besoins en fournissant les éléments suivants pour assurer la rapidité opérationnelle et l’autonomie du freelance :

• Badge d’accès
• Matériel informatique (ordinateur, téléphone, etc.)
• Adresse e-mail externe
• Outils tels que intranet, partage de fichiers, travail collaboratif, gestion de projet, agenda, visioconférence, etc.
• Logiciels nécessaires pour commencer rapidement la mission 

La plupart des freelances sont familiers de l’utilisation des outils de communication (Slack, Zoom…) et de stockage des données. Il est tout de même essentiel de s’assurer qu’ils puissent s’y connecter rapidement et facilement dès leur arrivée sur l’open-space. 

Si le freelance travaille en remote, planifiez un test de compatibilité avec le service IT pour ne pas prendre de retard. 

Finalisation du contrat

En plus des éléments matériels, il est crucial de finaliser le contrat vous liant avec le freelance avant son premier jour. Cela inclut la signature du contrat pour garantir la protection mutuelle de l’indépendant et de l’entreprise, notamment en cas d’accident du travail.

4 – Intégrer pleinement les freelances dans la dynamique de l’entreprise

Un aspect souvent négligé est l’intégration active des freelances dans la vie quotidienne de l’entreprise. Au-delà de la simple visite des locaux, saisissez l’opportunité des premiers jours pour présenter ces nouveaux membres aux équipes.

Bien que l’équipe projet ou l’équipe technique soit une priorité, élargissez ces rencontres aux équipes connexes à la mission et, de manière générale, à d’autres départements.

Une approche plus décontractée pour favoriser l’intégration consiste à organiser des déjeuners d’équipe. Cela permet de sortir du cadre strict du projet tout en renforçant les liens entre les différents collaborateurs. 

Malheureusement, les collaborateurs externes ne sont pas toujours inclus dans ces moments informels, alors qu’ils participent eux aussi à la diversité et à la construction du lien social. Souvent même le freelance aura un regard plus libre avec plus de recul sur la vie de votre entreprise, et certains de ses feedbacks sont pertinents ; les moments informels sont une bonne occasion de les écouter. 

Conclusion : l’onboarding n’est que le début de la relation avec le freelance

L’onboarding représente seulement le point de départ d’une collaboration professionnelle avec vos freelances. Il est impératif de nourrir et faire évoluer cette relation au cours de la collaboration, surtout si vous percevez un écart entre vos attentes et celles du freelance. 

Restez attentif, adaptable et ouvert aux changements pour favoriser une relation professionnelle dynamique. L’agilité dans la gestion de vos interactions avec les freelances contribuera à maintenir une collaboration fructueuse et à anticiper toute évolution nécessaire pour garantir le succès continu du projet.

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