Cette étape de transition qui commence à la fin du processus de recrutement marque le moment où la nouvelle recrue commence à s’intégrer concrètement dans son nouvel environnement professionnel. Elle confronte ses attentes à la réalité quotidienne du bureau et à la collaboration avec ses nouveaux collègues.

Il est impératif que ces premières semaines ou mois se déroulent de manière harmonieuse offrant à votre nouveau collaborateur un environnement propice à une adaptation rapide et à une mise en œuvre efficace de ses compétences.

Dans cet article, explorez les cinq conseils essentiels pour garantir le succès de l’onboarding de vos profils tech.

Débarrassez-vous des démarches administratives en amont

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi un défi logistique et administratif. Pour éviter tout oubli, il est sans doute judicieux de dresser votre propre checklist, une liste des tâches à accomplir avec et pour les candidats qui comprend notamment : 

• la signature du contrat de travail – qui peut se faire à distance vie Docusign par exemple pour gagner encore plus de temps
• la validation de la cession des droits de propriété intellectuelle et de la clause de confidentialité.
• l’adhésion à la mutuelle de l’entreprise.
• la création d’un compte sur votre outil de gestion de paie ( ça rassure tout le monde !) 

Le service IT doit montrer l’exemple !

Au sein du département IT, l’exemplarité est impérative ! D’un point de vue technique, les développeurs sont moins enclins à pardonner les manquements liés à la fourniture de matériel informatique et d’accès aux canaux de communication ou environnements de travail. Ne négligez pas les étapes suivantes :

• La création d’une adresse e-mail
• La préparation des codes d’accès (applications, messageries, banques d’images, bases de données…)
• La remise des badges et autres cartes (comme celles du réfectoire, par exemple)
• La vérification et configuration du matériel informatique

Ces étapes sont cruciales pour instaurer un climat favorable à une collaboration productive et harmonieuse avec vos développeurs.

La nouvelle tendance du pré-boarding

Certaines entreprises n’hésitent pas à qualifier cette phase préparatoire de “préboarding” en lui donnant une importance toute particulière.

Cette phase préparatoire vise à simplifier et alléger le processus d’onboarding tout en établissant les bases d’une relation solide avec votre nouvelle recrue.

Chez Google, par exemple, un mentor est désigné AVANT l’arrivée d’un nouveau développeur, et plusieurs rendez-vous en visio sont planifiés dans les semaines précédant la prise de poste.

D’autres entreprises profitent de la période entre deux emplois du salarié pour lui fournir de la documentation (non confidentielle) sur ses prochains projets, ainsi que des contenus vidéos sur la culture d’entreprise pour lui donner un aperçu de ce qui l’attend.

En revanche, l’absence de communication peut générer de l’anxiété, risquant de conduire à un « ghosting », où le candidat cesse soudainement de donner signe de vie.

Annoncer l’arrivée de votre nouveau collègue en interne

Il n’y a rien de plus désagréable que d’arriver le premier jour de travail en ayant le sentiment que personne n’était au courant de votre arrivée.

La communication interne joue un rôle essentiel dans la manière dont la nouvelle recrue est accueillie. Un simple geste, comme un e-mail ou un message sur Slack annonçant la nouvelle à toute l’équipe, une réunion de présentation, et pourquoi pas, l’organisation d’un petit déjeuner, peuvent suffire à rassurer et à créer une atmosphère accueillante.

En privilégiant ce type de communication inclusive, vous renforcez le sentiment d’appartenance de votre nouveau collègue et vous assurez qu’il démarre son parcours au sein de l’équipe de manière positive.

Planifier soigneusement son parcours d’intégration

Les premiers jours de votre nouveau développeur, doivent être fléchés et balisés. Pour cela mettez en place un planning clair et partagé avec le manager qui comprend : 

• les personnes à rencontrer, avec si possible, des rendez-vous fixés à l’avance dans les agendas de chacun
• les connaissances à acquérir et les liens/accès aux ressources dont le nouveau collaborateur a besoin
• les moments de feedback et les points d’avancement pour effectuer des ajustements si besoin.

Coder sans attendre ! 

Insistez également sur la nécessité de plonger directement votre nouvelle recrue dans le vif du sujet en lui demandant de coder dès les premiers jours. En l’encourageant à coder dès le début, vous l’aidez à se sentir utile, même s’il commet des erreurs, et favorisez une transition en douceur sans frustrations.

Abordez le sujet de la sécurité dès les premiers jours

Chaque nouvel arrivant doit bénéficier d’une formation dédiée à la sécurité, avant même de recevoir son équipement tel que téléphone ou ordinateur. 

→ Cette démarche garantit que chaque employé comprend l’utilisation des gestionnaires de mots de passe comme LastPass ou 1Password, ainsi que les principes de l’authentification à deux facteurs et la prévention du phishing.

→ Il est également crucial d’énoncer clairement, dès le début, les technologies et outils externes qui ne sont pas autorisés pour des raisons de sécurité. On évite ainsi les effets néfastes du “Shadow IT’ 

 Par exemple, si un développeur envisage l’utilisation d’un IDE cloud, (environnement de développement intégré), assurez-vous qu’une évaluation rigoureuse est menée pour éviter toute menace potentielle pour la sécurité de l’entreprise.

Cette clarification précoce de la politique de sécurité lors de l’onboarding des profils IT profite non seulement à l’entreprise en renforçant ses défenses, mais elle offre également au développeur la tranquillité d’esprit nécessaire pour se concentrer efficacement sur ses tâches.

Faites partager la culture d’entreprise

Au-delà des aspects techniques, logistiques et administratifs, il est important que votre nouveau développeur ou programmeur se sente intégré par ses pairs. Pour cela vous devez lui permettre d’assimiler au plus vite les codes, us et coutumes de votre entreprise : 

• Nommez rapidement un mentor ou un parrain, une personne de confiance auprès de laquelle il pourra poser des questions ou de demander conseil en cas de doute 

• “Organisez” quelques moments informels tels qu’un apéro, un déjeuner d’équipe pour favoriser les interactions spontanées et accélérer l’intégration. 

• Envoyez un welcome kit si possible avant le premier jour avec quelques goodies. Un sac, un mug, un sweat à capuche, ça fait très cliché start-up mais ça fait toujours plaisir ! 

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Comment aider Sylvie de l’équipe commerciale à expliquer les subtilités d’un nouveau logiciel de prospection à ses collègues vendeurs ? 

Cette montée en compétence sur les sujets tech s’appelle l’acculturation au digital, le processus par lequel une personne ou une organisation intègre et assimile le vocabulaire “tech” ainsi que les enjeux technologiques auquel son entreprise fait face.

Cela implique non seulement la compréhension des termes techniques, mais aussi l’adoption des pratiques liées à la transformation numérique visant à susciter un intérêt général pour le digital parmi tous les employés.

Dans cet article, nous vous donnons six conseils pratiques pour insuffler une culture tech au sein de votre entreprise

1 -Créer un environnement  de travail collaboratif 

Un bon niveau de communication entre profils tech et non tech est un prérequis évident pour qu’une culture tech puisse éclore au sein de votre entreprise. Les développeurs et autres experts data sont en quelque sorte les gardiens du temple des problématiques digitales au sein de votre entreprise. 

→ Et c’est à eux de contribuer à son essor et à son rayonnement progressif. Vous pouvez les y aider concrètement en constituant des équipes transversales et multidisciplinaires pour décloisonner les silos organisationnels de votre entreprise. Le but est de créer des dynamiques collectives et collaboratives de manière naturelle.

L’entreprise Salesforce, un leader mondial du CRM, est une bonne illustration du recours aux équipes transverses. Un membre de l’équipe IT doit obligatoirement être présent à tous les rendez-vous obtenus par l’équipe commerciale afin de mieux cerner les besoins du client et faire évoluer le produit.

Ce type de management collaboratif permet de : 

• répondre plus rapidement aux défis auxquels l’entreprise fait face en croisant les points de vue et en faisant appel à l’intelligence collective.

• s’assurer que les équipes IT comprennent les besoins internes à l’entreprise, y compris ceux de Jean-Paul du service comptabilité.

2. Formation et développement personnel en continu

Comme l’indique une étude récente sur l’impact des nouvelles technologies sur le monde du travail, 85% des métiers que nous exercerons en 2030 n’existeront pas encore. Et il va sans dire que la plupart d’entre eux seront liés à la maîtrise d’outils liés au numérique comme l’IA ou la Data.

Le second pilier de l’acculturation au digital est bien entendu la formation en continu de vos salariés. Cette démarche ne se cantonne pas au département tech ; elle vise à dispenser des compétences tech à tous les échelons et dans tous les départements de l’entreprise, pour sensibiliser tous les collaborateurs aux enjeux tech.

Pour intégrer cette culture, diverses options de formation sont envisageables : 

• conférences plénières avec intervention d’un expert
• ateliers d’échanges entre le service IT et les autres départements de l’entreprise
• sessions de e-learning personnalisées en fonction des besoins de chacun

3 – Mise en place de projets innovants

Encourager vos équipes à proposer et à travailler sur des projets novateurs peut stimuler la créativité et favoriser la compréhension des enjeux tech. Offrir un espace où les membres de l’équipe peuvent consacrer du temps à explorer de nouvelles, sans les contraintes business, renforce la culture d’innovation au sein de l’entreprise.

→ Un exemple inspirant est celui de Google, qui encourage ses employés à consacrer 20% de leur temps de travail à des projets personnels. Cela a conduit à des innovations majeures telles que Gmail et Google Maps. (qui sont bien sûr bénéfiques pour l’entreprise). 

En mettant en place cette approche, vous créez un environnement propice à l’émergence de nouvelles idées liées de près ou de loin à la tech, et à la découverte de technologies qui pourraient transformer positivement votre entreprise. Cela démontre également l’engagement de l’entreprise envers l’innovation, renforçant ainsi son attrait pour les candidats potentiels.

4 – Reconnaissance et récompenses

Valoriser les contributions notables ou exceptionnelles dans le domaine tech n’est pas seulement une démarche gratifiante, c’est aussi un puissant moteur de motivation pour vos équipes. 

La mise en place de programmes de récompenses, que ce soit par des avantages tangibles, des certifications professionnelles, ou des opportunités de piloter des projets, revêt une importance stratégique. Au-delà de la simple reconnaissance, ces récompenses concrètes matérialisent la valeur attribuée aux efforts fournis, attestant de l’engagement de l’entreprise envers ses acteurs clés de la transformation digitale.

  En célébrant et communiquant sur vos « Digital Champions« , ceux qui incarnent la transformation digitale – et pas seulement les profils tech – vous instillez un sentiment d’accomplissement et créez des modèles inspirants pour les autres membres de l’équipe.

5 – Encourager la coexistence des générations au travail 

Selon une étude menée par Wavestone, le digital est identifié comme un “potentiel facteur de clivage générationnel” pour 76% des DRH interrogés. Nous ne sommes pas tous nés avec un smartphone entre les mains, et il est crucial de reconnaître que chaque salarié ne fait pas face aux défis du numérique de la même manière. 

La principale difficulté réside donc dans la nécessité d‘accompagner toutes les générations face aux mutations du digital, en accordant une attention particulière aux collaborateurs moins familiarisés avec les nouvelles technologies. Pour dépasser ce clivage, le management doit montrer l’exemple et promouvoir l’inclusivité dans la formation des équipes ainsi que lors des phases de recrutement. 

Une bonne idée à mettre en place ? La technique du « reverse mentoring », qui consiste à associer un jeune diplômé à un collaborateur moins familier avec les nouvelles technologies, se révèle être une approche prometteuse. Cette collaboration vise à encourager un échange d’apprentissage mutuel, instaurant ainsi une dynamique de mentorat inversé au sein de l’entreprise.

6 -Rédiger une charte de la culture numérique 

De la même manière qu’une charte éthique formalise les valeurs et les bonnes pratiques commerciales d’une entreprise, il est judicieux d’établir une charte de culture digitale pour graver dans le marbre les engagements pris par tous les salariés en vue de se familiariser au numérique et d’en comprendre les enjeux.

Ce type de charte vise à rappeler les avantages collectifs et individuels qui résultent de l’acculturation au digital et quelles sont les bonnes pratiques à adopter face aux enjeux de la transition numérique. Dans certaines entreprises, elle est rédigée de manière collective pour une adoption rapide et légitimer la démarche.

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