Comment réussir l’onboarding d’un freelance ?

Faire appel à un consultant en freelance pour renforcer votre équipe IT s'avère souvent déterminant pour répondre à un besoin spécifique, immédiat et ponctuel. Ces professionnels apportent leur expertise et leurs compétences pour des missions s'étendant de plusieurs semaines à plusieurs mois au sein des entreprises. 

Même s'ils ne sont pas voués à faire partie de votre équipe pour toujours, ce serait commettre une erreur que de négliger leur intégration. 

Découvrez les cinq grandes étapes à suivre pour réussir l’onboarding de vos freelances.

Pourquoi l’onboarding d’un freelance ? 

L’erreur fondamentale avec les freelances c’est de penser que tout ce qui est éphémère a moins d’importance que le reste. La conséquence c’est d’opérer des différences de traitement entre les salariés internes à l’entreprise et les indépendants. 

L’intégration d’un nouveau talent externe est toute aussi importante, puisqu’au final, vous le payez pour réaliser une mission pour laquelle vous attendez de lui la même qualité de travail que pour tout autre membre de votre équipe. Le freelance participe à l’atteinte des mêmes objectifs que le reste de l’équipe, alors pourquoi n’aurait-il pas droit à un onboarding digne de ce nom ? 

Réussir l'onboarding d’un freelance IT c’est se fixer trois objectifs : 

Motiver : En leur donnant de l’information dès le début, en les considérant comme faisant partie intégrante de votre équipe, en les familiarisant très vite avec votre culture d’entreprise, vous allez créer un plus fort sentiment d’engagement et un niveau de motivation accrue avec vos freelances. 

Rendre efficace : Un freelance formé à vos outils et vos méthodes, même de manière succincte, sera beaucoup plus efficace qu’un électron libre dont le travail une fois livré sera plus difficile à intégrer à celui produit par le reste de l’équipe.

Penser à long terme : Flash-back sur les cinq derniers freelances avec lesquels vous avez travaillé. Il y a fort à parier que pour la plupart d’entre eux, les contrats sont renouvelés de manière régulière : il s’agit au final d’une collaboration en dents de scie, mais qui s’étale sur le long terme. Vous avez tout à gagner à proposer un onboarding de qualité à vos “free” pour les fidéliser et vous éviter une énième phase de sourcing à chaque nouvelle mission.

Marque employeur : C’est faire preuve d’une certaine équité en proposant le même processus d’intégration à toutes les personnes qui vont intégrer vos équipes, même pour un laps de temps plus réduit. C’est aussi une façon d’asseoir votre crédibilité, de renforcer votre marque employeur et sa réputation auprès de futurs candidats. 

N’oubliez pas que les freelances aussi vous notent sur les plateformes comme Malt ou Upwork, et que dans la tech, le bouche-à-oreille numérique fonctionne à plein régime. Un freelance mécontent en vaut deux ! 

1 - Cadrer le projet, clarifier les attentes 

Avant même de lancer la mission, il est essentiel de clarifier le rôle du collaborateur externe et de partager toutes les informations cruciales sur l'entreprise.

Par définition, le freelance n’a pas tous les éléments de contextes pour commencer “from scratch”. La préparation de la mission est un travail que VOUS devez réaliser avant que celle-ci ne commence.

Pensez aussi, à lui offrir une vue d'ensemble approfondie sur les tendances de votre marché, et de votre secteur d'activité, vos clients, vos concurrents. Évoquez aussi les projets antérieurs liés à la mission, et les échecs potentiels du passé. Cela contribue à une meilleure compréhension de sa mission. 

Un guide ou livret d'accueil peut également s'avérer précieux pour explorer l'histoire et la culture de l'entreprise.

La phase de briefing est un passage obligé

Pour la mission elle-même, l'utilisation d'un briefing est recommandée. Il faut absolument que les deux parties soient d’accord sur les objectifs à atteindre, sinon c’est l’échec assuré ! Nous vous recommandons d’organiser une réunion spécifique à ce sujet et de tout mettre par écrit. 

Souvent le freelance va vous envoyer un devis. Mais cela ne suffit pas, ce document est descriptif et les objectifs n’y sont pas toujours présents ou mal formulés. Rédigez un e-mail (ou un mini contrat) qui contient la liste des objectifs et reprend les éléments du devis : le périmètre d'intervention, les livrables attendus, les échéances, etc.

De plus, il est important de rappeler les modalités de la mission, notamment la méthodologie de travail, l’emploi du temps du reste de l'équipe projet, les outils à disposition, et les éventuels remboursements de frais. 

« L'abondance d'informations sur le projet est la clé. Un freelance peut véritablement comprendre les défis de son client et élaborer des solutions adaptées lorsque les objectifs du projet sont clairs et exhaustifs. » - Olivia Mercier, Consultante Stratégique en Innovation.

2 - Désigner un mentor pour votre freelance 

Cela peut vous paraître tout bête mais vous allez gagner beaucoup de temps en désignant dès le premier jour un mentor pour aider votre freelance à faire ses premiers pas dans votre entreprise. 

Souvent, ce rôle revient à un membre de l’équipe métier et pas forcément à un supérieur hiérarchique. Il faut une certaine proximité pour que le courant passe entre les deux collaborateurs. Le mentor a pour rôle de transmettre les informations essentielles au projet. Mais c’est aussi lui de créer du lien avec le freelance pour que ce dernier se sente plus intégré.

Essayez d’identifier la bonne personne dans votre équipe : celle qui a le contact facile et qui n’est pas en surcharge de travail ! Ou un salarié qui se sent peu valorisé et à qui cette mission insufflera un peu de motivation. Certaines entreprises systématisent d’ailleurs ce processus en formant des collaborateurs au rôle de mentor ou de référent, facilitant ainsi l’onboarding de leurs freelances. 

Le mentor peut aussi être chargé de recueillir les retours d'expérience de ces talents par le biais d'un rapport d'étonnement. Ces feedbacks permettront d'optimiser le processus d'intégration pour les futures arrivées.

3 - Préparation logistique et matérielle

L'accueil d'un freelance nécessite une planification minutieuse de la logistique et de l'équipement informatique. Le service IT doit anticiper les besoins en fournissant les éléments suivants pour assurer la rapidité opérationnelle et l'autonomie du freelance :

• Badge d'accès
• Matériel informatique (ordinateur, téléphone, etc.)
• Adresse e-mail externe
• Outils tels que intranet, partage de fichiers, travail collaboratif, gestion de projet, agenda, visioconférence, etc.
• Logiciels nécessaires pour commencer rapidement la mission 

La plupart des freelances sont familiers de l’utilisation des outils de communication (Slack, Zoom…) et de stockage des données. Il est tout de même essentiel de s’assurer qu’ils puissent s’y connecter rapidement et facilement dès leur arrivée sur l’open-space. 

Si le freelance travaille en remote, planifiez un test de compatibilité avec le service IT pour ne pas prendre de retard. 

Finalisation du contrat

En plus des éléments matériels, il est crucial de finaliser le contrat vous liant avec le freelance avant son premier jour. Cela inclut la signature du contrat pour garantir la protection mutuelle de l'indépendant et de l'entreprise, notamment en cas d'accident du travail.

4 - Intégrer pleinement les freelances dans la dynamique de l'entreprise

Un aspect souvent négligé est l'intégration active des freelances dans la vie quotidienne de l'entreprise. Au-delà de la simple visite des locaux, saisissez l'opportunité des premiers jours pour présenter ces nouveaux membres aux équipes.

Bien que l'équipe projet ou l’équipe technique soit une priorité, élargissez ces rencontres aux équipes connexes à la mission et, de manière générale, à d'autres départements.

Une approche plus décontractée pour favoriser l'intégration consiste à organiser des déjeuners d'équipe. Cela permet de sortir du cadre strict du projet tout en renforçant les liens entre les différents collaborateurs. 

Malheureusement, les collaborateurs externes ne sont pas toujours inclus dans ces moments informels, alors qu'ils participent eux aussi à la diversité et à la construction du lien social. Souvent même le freelance aura un regard plus libre avec plus de recul sur la vie de votre entreprise, et certains de ses feedbacks sont pertinents ; les moments informels sont une bonne occasion de les écouter. 

Conclusion : l’onboarding n’est que le début de la relation avec le freelance

L'onboarding représente seulement le point de départ d'une collaboration professionnelle avec vos freelances. Il est impératif de nourrir et faire évoluer cette relation au cours de la collaboration, surtout si vous percevez un écart entre vos attentes et celles du freelance. 

Restez attentif, adaptable et ouvert aux changements pour favoriser une relation professionnelle dynamique. L'agilité dans la gestion de vos interactions avec les freelances contribuera à maintenir une collaboration fructueuse et à anticiper toute évolution nécessaire pour garantir le succès continu du projet.